Vedtægter for Studenternetværket

§ 1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Studenternetværket.

Stk. 2 Foreningens hjemsted er Kolding Kommune, og dens aktiviteter og formål omfatter studerende fra Syddansk Universitet (SDU), University College Syd (UC SYD), International Business Academy (IBA) og Designskolen Kolding (DKSD)

Stk. 3 Foreningen er startet under navnet Studerendes Råd Kolding startet under Handelshøjskole Syd i Kolding, men virker nu under Syddansk Universitet i Kolding herfra kaldt “SDU Kolding”.

Stk. 4 Foreningen blev oprindeligt etableret som Studerendes Råd Kolding ved Handelshøjskole Syd i Kolding, men fungerer nu som et overordnet studenterorgan for de fire campuser, Syddansk Universitet (SDU), University College Syd (UC SYD), International Business Academy (IBA), og Designskolen Kolding (DSKD), som tilsammen udgør Campus Kolding.

§ 2 Formål

Foreningen har til formål at virke som interesseorganisation for de studerende i Campus Kolding (SDU, UC SYD, IBA & DSKD). Studenternetværket er partipolitisk uafhængig.

Stk. 2 Foreningen skal understøtte studiemiljøet i Campus Kolding gennem ansøgning af midler til Campus Koldings studenterforeninger og studenterklubber, studenter hobbyer og samarbejde med Campus Koldings ledelse, mulighed for andre studenterforeninger i Kolding og omegn, Business Kolding og Kolding kommune.

Stk. 3 Studenternetværket er en non-profit forening, og et eventuelt overskud anvendes til fordel for det samlede studiemiljø i Campus Kolding.

Stk. 4 Foreningen har yderligere til formål at ansøge om midler løbende for at forbedre studiemiljøet i Campus Kolding og agere sikkerhedsnet for interesserede studenterforeningers uforudsete udgifter.

Stk. 5 Studenternetværket har som en central ambition at fremme idræt, bevægelse og fællesskab for samtlige studerende i Campus Kolding. Foreningen anerkender betydningen af fysisk aktivitet og fællesskabsfølelse som en essentiel del af et sundt og berigende studieliv og vil arbejde aktivt for at inkludere sådanne initiativer i sit virke på campus.

§ 3 Organisering

Foreningens har til henblik at være organiseret så det kan fungere som knudepunkt for studiemiljøet i Campus Kolding jf. §2 Stk. 2.

Stk. 2 Foreningen har til opgave at holde styr og overblik på studiemiljøets nøglepersoner, aktiviteter og behov i Campus Kolding, heriblandt formandsposter i studenterforeninger og studenter klubber.

Stk. 3 Foreningen skal fungere som paraplyorganisation for alle interesserede studenterforeninger i Campus Kolding og forpligter sig derfor til at varetage deres interesser over for ledelsen i Campus Kolding.

Stk. 4 Alle studenterforeninger i Campus Kolding er velkomne under Studenternetværket‘s paraply.

§ 4 Bestyrelsen

Bestyrelsen består af 3-5 ordinære bestyrelsesmedlemmer og ekstraordinære bestyrelsesmedlemmer.

Ordinære bestyrelsesmedlemmer består af:

  • Formand
  • Næstformand
  • Kasserer
  • Medieansvarlig
  • Sponsoransvarlig
  • Suppleant(er)

    • Repræsentantskabet består af:

  • Repræsentant fra Syddansk Universitet (SDU)
  • Repræsentant fra University College Syd (UC SYD)
  • Repræsentant fra International Business Academy (IBA)
  • Repræsentant fra Designskolen Kolding (DSKD)

Stk. 2 Ekstraordinærer bestyrelsesmedlemmer af bestyrelsen er egne udpegede personer fra hver studenterforening og/eller studenterklub på Campus Kolding der har indvilliget sig i at indgå i Studenternetværket. Hver studenterforening og/eller studenterklub på Campus Kolding der har indvilliget sig i at indgå i Studenternetværket udpeger selv 1 person der skal indgå i bestyrelsen for Studenternetværket.

Stk. 3 Hvis formanden har varigt forfald, indtræder næstformanden som formand. Bestyrelsen konstituerer sig herefter på ny.

Stk. 4 Bestyrelsesmedlemmerne vælges for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling og er underforstået en del af ansvar og formandskaber. Udtræder næstformand, kasserer eller medieansvarlig af bestyrelsen inden valgperiodens udløb, indtræder en suppleant i stedet for den udtrådte. Suppleantens valgperiode bliver da frem til førstkommende generalforsamling.

Stk. 5 De ordinærer bestyrelsesmedlemmer varetager alle forhold vedrørende forenings daglige drift.

Stk. 6 Er man indvalgt som en ledende del af studenterforeninger og/eller studenterklubber kan man ikke opstille som Studenternetværket formand, næstformand, kasserer, medieansvarlig eller suppleant.

§ 5 Bestyrelsens opgave definering

Alle personer inden for Studenternetværket har til opgave at håndhæve foreningens formål som skrevet i §2 ved i fællesskab at koordinere opgaver og ansvar internt mellem hinanden. Dertil kan nedenstående Stk. 2, Stk. 3, Stk. 4 og Stk. 5, give inspiration til hvad disse opgaver er og hvordan fordelingen heraf skal foregå.

Stk. 2 Formandskabet: Foreningens formands væsentligste opgaver er at sikre, at bestyrelsen varetager sine opgaver af ledelsesmæssig, strategisk og kontrolmæssig art. Formanden bør sikre et effektivt bestyrelsesarbejde, herunder god kommunikation i og omkring foreningen, med gode og konstruktive relationer i studiemiljøet og dens omkringliggende miljøer herunder andre uddannelses institutioner og kommunale institutioner. Formanden har til formål at have overblik over Campus Koldings studenterforeninger og studenterklubber, og tiltræde som ekstra ressource til udvikling, udbedringer eller samarbejder eksternt. Formanden bør endvidere sikre, at det enkelte medlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt og til gavn for studiemiljøet på Campus Kolding. Dertil bør formanden være i stand til midlertidigt at håndtere de andres bestyrelsesmedlemmers opgaver hvis udeblivelse eller anden særlig situation forekommer.

Stk. 3 Næstformandskabet: Foreningens næstformands væsentligste opgaver er at sikre, at bestyrelsen varetager sine opgaver af ledelsesmæssig, strategisk og kontrolmæssig art. Næstformanden bør sikre et effektivt studiemiljø, herunder god kommunikation i og omkring foreningen, med gode og konstruktive relationer i studiemiljøet. Næstformanden har til formål at have overblik over Campus Koldings studenterforeninger og studenterklubber, og tiltræde som ekstra ressource til udvikling, udbedringer eller samarbejder internt. Næstformanden bør endvidere sikre, at det enkelte medlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt og til gavn for studiemiljøet på Campus Kolding.

Stk. 4 Kassereren: Kassereren væsentligste opgave er at sørge for, at der findes bilag for alle foreningens indtægter og udgifter for at kunne opretholde regnskab og i tilfælde af at både offentlige og private forlanger dokumentation heraf. Dertil er det kassererens opgave at sørge for overblik over Nets, MobilePay og indberetning af skat og moms. Bilag bør gemmes i 5 år og tæller blandt andet som: fakturaer, regninger, kvitteringer, kontoudtog, indbetalingskort m.fl.. Dertil er det kassererens opgave løbende at sammenligne bilagene med foreningens kontoudskrifter og beholdninger, så vedkommende er sikker på, at der er overensstemmelse. Kassereren bør endvidere sikre, at det enkelte medlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt og til gavn for studiemiljøet på Campus Kolding. Der skal sikres en god overdragelse af NemId aftaler når indvælgelse perioden afsluttes.

Stk. 5 Medieansvarlig: Foreningens medieansvarligs væsentligste opgave er at der holdes styr på foreningens samlede digitale filer enten via Google Drive eller anden cloud-baseret løsningen. Dertil er det den medieansvarliges opgave at holde foreningens og Ubådens facebook- og hjemmeside opdateret med begivenheder og nyheder relevant for foreningens interessenter. Yderligere skal den medieansvarlig også være til rådighed som ekstra ressource for Campus Koldings studiemiljøs studenterforeninger og klubbers medieopgaver, og som minimum sikre at foreningen og/eller klubbens medier bliver holdt passivt-aktive til foreningen/klubben kan genoptage dens virke. Dertil skal den medieansvarlige ajourføre adgangskoder og logins til diverse platforme og sikre at disse gives videre forsvarligt.

Stk. 6 Sponsoransvarlig: Foreningens sponsoransvarligs væsentligste opgave er at vedligeholde og udbygge relationer til nuværende og potentielle sponsorer. I denne forbindelse er det vigtigt, at sponsoransvarlige sikrer synlighed for sponsorer på foreningens og Ubådens facebook- og hjemmeside, og sørger for, at relevant sponsorinformation og aftaler bliver opdateret løbende. Yderligere skal den sponsoransvarlige være til rådighed som en ekstra ressource for Campus Koldings studiemiljøs studenterforeninger og klubbers sponsorhenvendelser, sikre at sponsoraftaler og -betingelser overholdes og holdes ajour. Det inkluderer en forpligtelse til at ajourføre aftaledokumenter og kontaktoplysninger for sponsorer og sikre, at disse informationer overføres forsvarligt. Desuden skal sponsoransvarlige integrere strategier for sponsorarbejde, der er i overensstemmelse med Ubådens og andre involverede foreningers platforme, hvilket bidrager til en ensartet og koordineret indsats i sponsorarbejdet.

Stk. 7 Campusrepræsentanter: Bestyrelsens medlemmer, der repræsenterer de forskellige campusser, har til opgave at sikre, at deres respektive campus’ interesser, bekymringer og behov er korrekt repræsenteret på bestyrelsesmøder. Disse repræsentanter skal sørge for løbende dialog og tilbagemelding mellem deres campus og bestyrelsen. De er også ansvarlige for at bidrage til udvikling og implementering af strategier og initiativer, der gavner hele organisationens netværk af campusser, samtidig med at de anerkender og adresserer unikke lokale udfordringer og muligheder.

§ 6 Eksklusion af bestyrelsesmedlem

Uhensigtsmæssig omgang med foreningens materialer og midler: Ved anvendelse af foreningens materialer og midler på ulovlig måde kan et medlem ekskluderes og poster bliver derefter overtaget jf. §4 stk. 3 og §4 stk. 4. Undlades der at gøre opmærksom på fejl eller mangler, kan dette medføre eksklusion.

Stk. 2 Beslutning om eksklusion: Bestyrelsen jf. §4 foretager beslutningen om eksklusion. Eksklusion kan dog ikke foretages uden mundtligt at have kontaktet medlemmet for at høre dennes version af det forhold, der har ført til eksklusionsmuligheden.

Stk. 3 Ved særlige situationer der går i konflikt med foreningens formål jf. §2, kan de ekstraordinære bestyrelsesmedlemmer indkalde til bestyrelsesmøde med formål for at underrette vedkommende om situationen og give vedkommende mulighed for forklaring. Herefter sættes en tidsramme på min. 2 måneder for hvor de ekstraordinære bestyrelsesmedlemmer igen skal indkalde til bestyrelsesmøde med en uges varsel for at bedømme ved en afstemning på minimum ¾, om vedkommende skal ekskluderes. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager.

§ 7 Generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2 Formanden af foreningen er ansvarlig for indkaldelse til ordinær generalforsamling, ekstraordinær generalforsamling og møder i bestyrelsen.

Stk. 3 Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af marts og indkaldes med mindst tre ugers varsel ved opslag på foreningens facebookside og/eller anden tilstrækkelig platform der for Campus Koldings studerende kan komme til kendskab om mødet.

Stk. 4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning om foreningens arbejde i det forløbne år og planerne for det kommende år.
  3. Kassererens beretning om regnskabet
  4. Behandling af indkomne forslag
  5. Valg af ordinære bestyrelsesmedlemmer jf. § 4 stk. 4.
  6. Eventuelt

Stk. 5 Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 3 dage før generalforsamlingen.

Stk. 6 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal (en over halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager.

Stk. 7 Alle studerende ved Campus Kolding betragtes som medlemmer af foreningen og er derfor stemmeberettiget. Der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt.

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter begrundet anmodning om det overfor formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab.

Stk. 2 Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

§ 9 Økonomi

Foreningens kasserer er ansvarlig for den daglige styring af økonomien i foreningen, herunder udarbejdelse af moms- og skatteregnskaber.

Stk. 2 Der udarbejdes ingen offentlige regnskaber, dog jf. § 7 stk. 4 oplyses der omkring økonomien i foreningen på den ordinære generalforsamling.

Stk. 3 Foreningens egen konto skal agere sikkerhedsnet for andre interesserede studenterforeninger og studenterklubber jf. §2 stk. 4.

Stk. 4 Alle interesserede foreninger har mulighed for at få stillet en bankkonto til rådighed under Studenternetværket’ konto, hvor der tildeles eget login.

Stk. 5 Et evt. overskud for en studenterforening eller studenterklub forbliver på egen konto.

Stk. 6 Ansøgning om midler til et arrangement hvor flere studenterforeninger er en aktiv del af skal gå igennem Studenternetværket.

Stk. 7 Der afholdes et økonomimøde med ordinære og ekstraordinære bestyrelsesmedlemmer i starten af hvert semester, hvor status på økonomien i foreningen redegøres og ansøgning af midler til fælles arrangementer aftales jf. §9 stk. 5.

Stk. 8 Studenternetværket har til hver en tid ret til at fastholde et beløb, der kan dække de årlige administrative omkostninger, som sikre foreningens overlevelse. Andet rådighedsbeløb udover det fastholdte kan komme studiemiljøet til gavn hvis der ansøges om dette.

Stk. 9 Der kan maksimalt ansøges om 20% af rådighedsbeløbet jf. §9 stk. 8, pr. arrangement af andre interesserede studenterforeninger og studenterklubber. Udgifter udover dette skal søges andetsteds.

§ 10 Vedtægtsændringer

Nærværende vedtægter kan kun ændres på et ekstraordinært generalforsamlingsmøde, eller den årlige generalforsamling.

Stk. 2 Forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde 3 dage før afholdelsen af generalforsamlingen.

Stk. 3 Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver mindst 2/3 flertal af de fremmødte til generalforsamlingen.

§ 11 Tegning

Foreningen tegnes udadtil af bestyrelsen. Foreningen forpligtes ved underskrift af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden, dog skal forpligteren være fyldt 18 år. Kassereren har stillingsfuldmagt.

§ 12 Opløsning

Studenternetværket kan kun opløses efter vedtagelse på to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger. På det første repræsentantskabsmøde, der skal indkaldes med mindst 8 ugers varsel, kræves mindst ¾ flertal, for at forslaget er vedtaget.

stk. 2. Såfremt der på en ekstraordinært generalforsamling måtte være flertal, jf. stk. 1, skal der mindst 4 uger og højest 12 uger efter denne beslutning indkaldes til en ny ekstraordinært generalforsamling med mindst 3 ugers varsel. På denne ekstraordinære generalforsamling kan forslaget om opløsning vedtages, såfremt det opnår simpelt flertal blandt de afgivne stemmer. Der skal samtidig træffes beslutning om anvendelse og afvikling af Studenternetværket eventuelle midler, som skal gå til formål, der styrker Campus Koldings studiemiljø jf. §2 Stk. 2.

§ 13 Særligt for Foreningen – Campus Sport Kolding

Foreningen tilbyder medlemmerne adgang til idræts- og aktivitetstilbud. For at understøtte disse tilbud gælder følgende regler om kontingent:

Stk. 1 Kontingentets størrelse og betalingsterminer fastsættes af bestyrelsen. Dette er for at sikre, at foreningens drift og aktiviteter er finansielt bæredygtige.

Stk. 2 Bestyrelsen er ansvarlig for opkrævning af kontingent og vil fastlægge en opkrævningsform, der faciliterer en smidig betalingsproces for medlemmerne.

Stk. 3 Medlemmer, der ikke betaler deres kontingent rettidigt, vil modtage en rykker. Hvis et medlem ikke har betalt kontingent efter rykkeren, vil medlemmet automatisk blive slettet som medlem af foreningen. Dette medlemskabsophør kan ikke appelleres til generalforsamlingen.

§ 14 Ikrafttræden

Vedtægterne træder i kraft pr. 15.03.2024.